Руководители современных строительных компаний, как правило, сталкиваются со значительным массивом документации, в котором большую часть занимают бумаги, связанные с отчуждением объектов недвижимости, а также проектная документация. Последняя – важная часть успешной работы предприятия в сфере делопроизводства и документооборота. Именно проектная документация предъявляется застройщиком в процессе подачи заявления для получения официального разрешения на строительство и содержит:
- ситуационный план, на котором обозначается окружающая местность, транспортные коммуникации и существующая застройка в масштабах карты кадастра;
- строительные чертежи (разрезы, планы, перспективные виды) строения в масштабе один к ста, а также чертежи наружных и внутренних коммуникаций, общее описание строения и конструктивные чертежи;
- смету расходов на строительство со списком строительных элементов и материалов;
- предполагаемый срок полного завершения строительства;
- систему технического надзора (в ней указываются фамилия специалиста, которому поручено ее осуществление). Такой проект необходим тогда, когда застройщик не владеет достаточными знаниями для осуществления надзора самостоятельно.
После того, как в строительное ведомство поступают письменные материалы для получения разрешения на строительство, опись наряда компания должна передать координационному центру. Также предполагается, что застройщик должен заключить договор с поставщиками о закупке, а они в свою очередь своевременно подготовить и поставить изделия, необходимые для строительства. Именно на этом этапе застройщику могут понадобиться архивные услуги и переплет документов, ведь вся документация, описанная выше, должна быть рассортирована, упорядочена и правильно заархивирована. Промышленные изделия и строительные материалы, поставляемые застройщиком, также имеют сопровождающую документацию, которая должна храниться покупателем. Уничтожение документов данного типа возможно только после того, как жилье будет сдано в эксплуатацию и истекут все гарантийные сроки. Для того, что бы осуществить сделку, связанную с отчуждением объектов недвижимости (например, купли-продажи или мены) требуются такие документы как:
1. Паспорт, либо любой (но разрешенный законодательством) документ, дающий возможность установить личности участников сделки. Таковым может выступить вид на жительство, национальный или служебный паспорт, свидетельство о рождении.
2. Документ, который подтверждает право собственности на недвижимость (его также называют правоустанавливающим документом). К данной категории можно договора мены, купли-продажи, бессрочного содержания, дарения, письменные доказательства права на наследство, решения суда, свидетельство о праве собственности и пр. В правоустанавливающем документе должна обязательно присутствовать отметка БТИ о том, что право собственности является зарегистрированным.
3. Справка-характеристика БТИ.
4. Прочие документы, которые представляют собой письменные согласия супругов, органов опеки и пр. на осуществление операций с недвижимостью.
Все указанные документы должны существовать в виде документа и быть подписаны обеими сторонами. Для того, что бы правильно оформить эту группу документации, специалисты рекомендуют обратиться к услугам специализированных фирм. Это позволит избежать ошибок в оформлении бумаг, а также помогут организовать хранение документов. В частности, договор купли-продажи составляется в трех экземплярах, которые обязательно заверяются нотариусом. Один из экземпляров хранится сначала в нотариальном, а затем в государственном архиве не менее 75 лет, а два других – у сторон, подписавших соглашение.
